Articolul își propune să răspundă la următoarele întrebări:

  • ce este semnătura electronică (semnatura digitală)
  • diferența dintre semnătura electronică și semnătura olografă în format electronic
  • ce este semnătura electronică extinsă
  • ce este certificatul digital
  • cine utilizează semnătura electronică în România
  • cine oferă servicii de certificare digitală în România
  • ce instituții ale statului acceptă sau solicită ca documentele să fie semnate electronic
  • care sunt avantajele utilizării semnăturii electronice

Importanța semnăturii electronice

Semnătura electronică certifică faptul că documentul digital este realizat sau, cel puțin, asumat de către persoana care l-a semnat, iar continutul documentului digital nu a suferit modificări din momentul semnării electronice.

Legea semnăturii electronice

Conform articolului 4, punctul 3 din Legea semnăturii electronice (Legea nr. 455 / 2001)  Semnătura electronică reprezintă date în forma electronică, care sunt atașate sau logic asociate cu alte date în formă electronică și care servesc ca metodă de identificare”. Un document (fişier) este reprezentat drept o înşiruire de biți (1 şi 0, de exemplu 1101111011010111110001…01110), iar în urma aplicării semnăturii electronice el “se îmbogăţeşte” cu încă un şir de biți (alt şir compus din 1 şi 0).

Diferența dintre semnătura electronică și semnătura olografă în format electronic

Fişierul rezultat (un .pdf, .jpg, .gif, de exemplu) prin scanarea unei pagini semnate olografic (de mână) nu este considerat un document semnat electronic. Semnătura olografă inclusă ca imagine într-un document în format electronic nu oferă garanția ca documentul a fost semnat la un anumit moment de timp  și poate fi ușor “decupată” dintr-un fișier pentru a putea fi inserată în alt fișier. Semnătura electronică este corelată cu documentul digital pe care a fost aplicată, astfel că operațiunea de copiere de pe un fișier pe altul este inutilă.

Semnătura electronică extinsă

Pentru a avea valoare legală (în mod identic cu a unei semnături private, olografe) un document trebuie să conțină o semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat digital calificat şi realizată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice.

Semnătura electronică extinsă îndeplinește următoarele condiții:
1. Este legată în mod unic de semnatar.
2. Oferă identificarea semnatarului.
3. Este realizată prin mijloace controlate doar de către semnatar.
4. Este dependentă de documentul în format electronic pe care se aplică astfel încat orice modificare ulterioară a documentului să invalideze automat semnătura electronică.

Certificat digital calificat

Pentru a putea oferi identificarea semnatarului semnătura electronică extinsă are atașat un certificat digital calificat (o colecție de date în format electronic care atestă legătura dintre semnatar și datele de verificare a semnăturii digitale). Certificatul digital calificat cuprinde mai multe informații cum ar fi:

  • numele semnatarului
  • furnizorul de servicii de certificare
  • CNP-ul semnatarului
  • perioada de valabilitate
  • semnătura electronică extinsă a furnizorul de servicii de certificare
  • alte informații incluse le găsiți în articolul privind condițiile ce trebuie să le îndeplinească un certificat digital calificat

Kit pentru realizarea semnăturii electronice extinse

Semnătura electronică extinsă (acel nou șir de biți care se inserează în documentul ce se dorește a fi semnat) este generată de un dispozitiv pus la dispoziția unei persoane (semnatar) de către o firmă ce oferă servicii de certificare digitală. Semnatarul va putea semna atât în nume propriu (persoana fizică), cât și în numele unui terț (de exemplu un contabil va putea semna pentru una sau mai multe persoane juridice).

Pentru a putea aplica o semnătură electronică extinsă pe un document o persoană fizică trebuie să dețină:

  • un dispozitiv (token) care are asociat un cod PIN pentru a fi accesat
  • un certificat digital calificat emis de către un furnizor de servicii de certificare recunoscut după ce i-a fost verificată/probată identitatea
  • o aplicație software (program)

Bineînțeles că un furnizor de certficate digitale va oferi un pachet (kit) format din aceste 3 componente acelei persoane care dorește să aibă posibilitatea să semneze electronic.

Prin semnătura electronică extinsă este garantată:

  • integritatea (asupra documentului nu au fost operate modificări după momentul semnării)
  • autenticitatea (certificatul digital calificat oferă informații despre persoana care a semnat electronic)
  • nonrepudierea (la semnarea documentului se utilizează un dispozitiv electronic accesat cu PIN/parolă, iar deținătorului acestuia nu îi este permis prin lege să îl împrumute sau înstrăineze, deci acesta nu îl poate respinge și răspunde legal la fel ca în cazul semnăturii olografe)

Cine poate să utilizeze semnătura electronică extinsă?

Orice persoană care deține o pereche funcțională cheie publică / cheie privată (la sfârșitul articolului sunt câteva considerații tehnice privind modalitatea de generare a semnăturii electronice) obținută de la un furnizor de servicii de certificare și a cărui identitate este probată printr-un certificat digital calificat.

Furnizori certificate digitale calificate

Lista firmelor din România care oferă certificate digitale, ordonată după cifra de afaceri (cf. bilanțurilor contabile depuse pentru anul 2016). Este destul de probabil ca aceste firme să ofere și alte servicii care să contribuie la valorile afișate în graficul de mai jos.

Furnizori Semnatura Electronica
Furnizori Semnatura Electronica

Certificatele digitale calificate emise de furnizorii acreditaţi din România sunt recunoscute în următoarele țari din Uniunea Europeană: Cehia, Danemarca, Finlanda, Germania, Letonia, Lituania, Polonia, Portugalia, Slovacia, Slovenia, Suedia și Ungaria.

Unde se poate folosi semnătura electronică ?

Semnătura electronică se poate aplica fișierelor obținute prin utilizarea diferitelor programe informatice cum ar fi editoarele de texte (Microsoft Word, de exemplu), aplicațiile de calcul tabelar (Excel), care operează cu fotografiile digitale, programele de evidență contabilă etc.

Formatul pdf (considerat superior dpdv al securității integrității informațiilor) este foarte utilizat, find mai ales cerut în relația cu diferitele instituții ale statului.

Certificatul digital calificat (pe baza căruia se poate genera o semnătura electronică extinsă) poate fi utilizat pentru:

  • depunerea declarațiilor fiscale la ANAF (Agenţia Naţională de Administrare Fiscală);
  • raportările către Casele de Sănătate (CASMB, CNAS, CASMT, OPSNAJ);
  • semnarea anumitor documente necesare înființării unei firme trimise către ONRC (Oficiul Naţional al Registrului Comerţului);
  • semnarea electronică şi transmiterea documentelor cerute de autorităţile contractante din cadrul SEAP (Sistemului Electronic de Achiziţii Publice);
  • transmiterea raportărilor către  CSSP (Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private);
  • raportări către CNVM (Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare);
  • semnarea electronică a mesajelor către alte instituții cum ar fi ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă), Monitorul Oficial, Depozitarul Central, BVB, CSA-CEDAM, MYSMIS;
  • semnarea facturilor electronice (operațiune diferită de scanarea unei facturi semnate olograf)
  • semnarea electronică a unor documente cu implicații legale (contracte, notificări samd) trimise unor parteneri sau utilizate între angajații unei companii
  • autentificarea în anumite sisteme informatice

De exemplu în 2017 declarația 112 era acceptată la Agenţia Naţională de Administrare Fiscală (ANAF) doar semnată electronic, iar pentru declarația 100 contribuabilul putea alege între forma clasică (semnată olograf, pe hârtie) și cea semnată electronic. Începând cu anul 2018 sunt acceptate doar declarațiile fiscale semnate electronic.

Avantajele utilizării semnăturii electronice:

  • Comunicarea mai rapidă între angajații companiilor și partenerii acestora;
  • Siguranța că documentul nu a fost alterat în procesul transmiterii (orice modificare duce la anularea semnăturii electronice) și că a fost semnat într-adevăr de persoana ale cărei date sunt incluse în certificatul digital calificat inclus în semnătura electronică extinsă;
  • Rapiditatea în cazul rezolvării contestărilor (este cu mult mai ușor de verificat o semnătură electronică decât o semnătură olografă);
  • Reducerea costurilor privind cheltuielile generate de imprimarea, trimiterea, accesarea și stocarea unui document.

În anumite cazuri, mai ales în relația firmelor cu diferite instituții ale statului, utilizarea semnăturii electronice nu este doar o opțiune, ci o necesitate.

Bineînțeles că documentele semnate electronic pot fi tipărite la imprimantă.

Mai mult informații legate de semnătura electronică / semnătura digitală puteți găsi pe siteurile principalilor furnizori de certificate digitale calificate.